L’École de musique et de solfège de Chicoutimi, ci-après appelé l’École, reconnaît l’importance de la protection de la vie privée, ainsi que de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels. Cette politique s’applique à tous les employés et administrateurs de l’École qui, dans le cadre de leurs fonctions, doivent accéder à des renseignements personnels.
Objectifs de la politique
Cette politique a pour but de détailler les types de renseignements personnels recueillis par l’École, les méthodes de collecte employées, ainsi que les mesures de protection mises en place pour sécuriser ces données. Elle établit également les normes régissant l’utilisation, la conservation des renseignements, et clarifie la relation avec des tiers. Un accent particulier est mis sur le droit d’accès, de rectification et de destruction des données personnelles.
Définition des renseignements personnels
Les renseignements personnels concernent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Ces informations sont traitées avec la plus stricte confidentialité et ne peuvent être divulguées sans le consentement explicite de la
personne concernée, sauf dans des cas exceptionnels définis par la Loi (réf. Commission d’accès à l’information).
Renseignements recueillis et collecte
Les données personnelles sont collectées lors de l’inscription des étudiants par le directeur général et la secrétaire. Ces informations incluent le nom, prénom, adresse postale, adresse courriel ou IP, numéro de téléphone, date de naissance, et, le cas échéant, les coordonnées bancaires pour les transactions de paiement. Les professeurs ont accès à ces données personnelles dans le cadre de leurs fonctions sauf en ce qui concerne les coordonnées bancaires.
À l’embauche des professeurs et dans le traitement de leur dossier, le numéro d’assistance sociale est ajouté à la liste précitée. Le directeur général et la secrétaire ont accès à ces données personnelles. Dans l’exercice de ses fonctions, le président ou la secrétaire du CA peut avoir accès à des données personnelles concernant les professeurs et les employés.
Utilisation de tiers
Afin de faciliter le processus d’inscription et la gestion des frais de scolarité, l’École fait appel aux services de Proinscription. Un contrat écrit, liant l’École à Proinscription, précise les obligations de chaque partie en matière de protection des renseignements personnels. Proinscription est également tenue par une entente de notifier l’École en cas de violation ou de tentative de violation de la confidentialité.
Proinscription détient sa propre politique de confidentialité décrivant ses engagements envers ses clients.
Pour le traitement de la paie des employés, l’École utilise les services de la firme Nethris. Une entente écrite lie l’École et spécifie les responsabilités de chacune des parties.
Le site web est également donné à un tiers soit DEVICOM. L’organisation s’engage par écrit à respecter les obligations de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Consentement à la collecte
Un libellé de consentement est inclus au formulaire d’inscription des étudiants de l’École. Ce consentement peut être retiré à tout moment, entraînant la cessation de tout traitement et la destruction des données par Proinscription. Le consentement est aussi énoncé dans le formulaire en ligne utilisé par Proinscription.
Gestion des plaintes
Toute personne ayant des préoccupations relatives à la gestion de ses renseignements personnels peut soumettre une plainte au directeur général, désigné responsable de la protection des renseignements personnels.
Destruction des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont conservés le temps nécessaire à la gestion des dossiers étudiants et sont détruits dans un délai de trois ans après leur dernière utilisation.
Formulaire web
Le site web de l’École intègre un formulaire permettant aux utilisateurs de prendre contact avec l’École, que ce soit pour des questions, soumettre un CV, ou d’autres intentions. Les informations reçues par ce biais ne sont utilisées que dans le but de répondre aux demandes et fournir le service demandé. Les individus nous fournissant leurs données personnelles via ce formulaire consentent de manière éclairée à leur traitement, dans le respect de nos besoins commerciaux ou dans le cadre d’une candidature d’emploi.
Diffusion et entrée en vigueur de la politique
La politique est diffusée sur le site internet de l’École et entre en vigueur lors de son adoption au Conseil d’administration de l’École de musique et solfège de Chicoutimi soit le 12 juin 2024.
Pour toute question :
Pierre Tremblay, Directeur général
Responsable de la protection des renseignements personnels
534 rue Jacques-Cartier Est Chicoutimi, G7H 1Z6
Téléphone : 418-543-1902
Courriel : pierre.tremblay@ecoledemusiquechicoutimi.com